Les mentors et le jury du hackathon

« Archives versus code » ?
Le rôle des mentors durant le week-end
Au cours de ce hackathon, les Archives nationales ont mobilisé leurs propres agents pour jouer le rôle de mentors auprès des équipes pour chaque défi. Au total, huit défis ont été proposés, mais seulement sept ont été relevés par les hackathoniens. Ces défis portaient chacun sur un jeu de données, lié aux missions des mentors au sein des Archives nationales.

Frédéric Douat et Alexis Douchin avec une équipe, discutant du jeu de données des discours d’hommes politiques, le vendredi soir au CARAN

 


La répartition des défis:

  1. La Base Léonore des dossiers de la Légion d’honneur : Emmanuel Rousseau, à la tête de la Direction des Fonds, Vincent Verdese, chef de projet de maîtrise d’ouvrage sur la partie documentaire du système d’information archivistique, et Samuel Gibiat, responsable du département de l’Exécutif et du Législatif.
  2. Les archives notariales : Virginie Grégoire et Marie-Françoise Limon-Bonnet, toutes deux du Département du Minutier central des notaires de Paris, l’une au pôle Instruments de recherche et l’autre, responsable du département.
  3. Les discours politiques et photo-reportages du général De Gaulle (1946-1969) et de Michel Rocard (1988-1991) : Alexis Douchin, responsable de fonds d’archives personnelles et familiales au département des Archives privées, et Frédéric Douat, chargé des fonds présidentiels au département de l’Exécutif et du Législatif.
  4. Read the French Mountain, les paysages de montagnes françaises : Sébastien Pivoteau et Alexia Raimondo du département de l’Environnement, Aménagement du Territoire et de l’Agriculture, l’un chargé des archives du ministère de l’Agriculture et l’autre responsable du fonds Industrie, Commerce et Tourisme.
  5. Les décrets de naturalisation : Violaine Challéat-Fonck, responsable du pôle Intérieur au Département de la Justice et de l’Intérieur, et son collègue du même département, Thomas Lebée, responsable du fonds Justice.
  6. Les inventaires : Louis Vignaud, chef de projet pour l’accès aux ressources numériques au département de la Maîtrise d’ouvrage du système d’information.
  7. Les Archives nationales dans le web des données : Pauline Charbonnier de la Mission des Référentiels à la direction des Fonds.

    Pour les aider au cours de ce week-end intensif, trois mentors extérieurs aux Archives nationales bénéficiant d’un savoir plus technique, compatible avec les profils d’informaticien ou de développeur des hackathoniens, sont venus les épauler quelques heures le samedi et le dimanche. Certains défis comptant deux voire trois mentors, ceux-ci se sont relayés entre le début de l’événement samedi après-midi et sa fin le dimanche soir.

    Les enjeux de l’événement
    Chaque défi avait pour enjeu l’optimisation des outils et la facilitation de l’accès aux fonds d’archives des Archives nationales, dans l’objectif d’améliorer leur utilisation, visualisation et exploitation, et d’élargir le public d’usagers parmi les citoyens d’aujourd’hui et de demain. Il était notamment question de faire ressortir la richesse des informations contenues dans ces archives et de la compléter grâce à l’interopérabilité et l’alignement de données des référentiels des Archives nationales et de bases de données externes.

    Des accompagnateurs pour les hackathoniens

    Face à ces challenges, les mentors scientifiques et techniques avaient pour principale mission d’introduire les équipes à la complexité du monde des archives, de les guider et de leur expliquer les caractéristiques des jeux de données et des enjeux associés. Leurs conseils avaient pour but de s’assurer que les projets élaborés étaient en adéquation avec les besoins définis au préalable par les Archives nationales. Pour remplir cette mission, il leur a fallu expérimenter, en tenant compte des différentes manières de travailler des équipes engagées dans chaque défi. Certaines, déjà constituées et très organisées depuis plusieurs jours avant le lancement, se sont mises d’accord sur un projet le vendredi soir, alors que d’autres se sont improvisées plus tardivement et n’ont pris connaissance des jeux de données que le samedi. Des temps de contact entre mentors et hackathoniens avaient déjà été définis lors de l’organisation de l’événement, commençant dès le vendredi dans un format « kiosque », autour d’un petit espace attribué à chaque défi.

    Pauline Charbonnier, en conversation avec des hackathoniens, sur le défi du web de données des Archives nationales, le vendredi soir au CARAN


    Collaborer en surmontant les difficultés
    On a retrouvé les kiosques le samedi après-midi, au rez-de-chaussée du lieu d’accueil de l’événement, le Liberté Living Lab. Cependant, au fur et à mesure de la journée, les équipes sont restées dans les étages du bâtiment afin de profiter au maximum du temps imparti pour relever les défis. Les mentors ont donc dû faire du mentoring volant, c’est-à-dire aller eux-mêmes au contact des hackathoniens pour connaître leurs projets et leurs questionnements, et voir comment ils s’étaient organisés.

    Alexia Raimondo en mentoring volant, sur le défi Read the French Mountain, au Liberté Living Lab


    La posture d’attente et l’impression de déranger les hackathoniens ont parfois fait hésiter les mentors, qui ont eu quelques difficultés à communiquer face à la concentration sans faille des équipes. Lors d’un hackathon, le temps est une donnée très précieuse ! D’autant plus que les uns et les autres ne partageaient pas forcément le même vocabulaire des archives ou de l’informatique. Ce manque de connaissance du vocabulaire métier a pu devenir handicapant pour tous et compliquer les choses… Les participants informaticiens ou développeurs ont parfois confondu « documentalistes » et « archivistes » et ont eu du mal à comprendre ce qu’était un « instrument de recherche » et, de l’autre côté, les mentors des Archives nationales ont dû faire face à des questions très spécifiques. Les questions émanant des équipes ont d’abord été générales mais, au fil des heures, elles se sont affinées et ont demandé aux archivistes de s’adapter à la mesure de complexité des problématiques abordées, qui sont au cœur des réflexions pour l’avenir du monde des archives. Certains parmi les mentors n’ont pas eu de problème pour aborder des sujets techniques, comme Louis Vignaud, du sixième défi, qui est lui-même informaticien et possède en même temps une connaissance du domaine des archives.
    Malgré ces quelques difficultés, les mentors et hackathoniens ont su travailler ensemble pour que tous puissent profiter de ce week-end et se féliciter du travail accompli. Une véritable collaboration entre les métiers des archives et le monde de l’informatique et des développeurs s’est créée et a été maintenue, du début jusqu’à la fin, et s’est avérée fondamentale à la réussite de l’événement.

    Un travail préparatoire nécessaire
    Le hackathon représentait un tout nouveau projet pour les Archives nationales cette année, mais la réflexion préalable avait commencé il y a déjà plus d’un an, lors de réunions et, en particulier, à l’occasion d’un barcamp. La définition des objectifs, une réflexion sur les attentes et la simplification des questions techniques et archivistiques, le choix des jeux de données et leur mise en qualité, ainsi que la formation des mentors, ont demandé du temps et de l’investissement de la part de tous les acteurs de l’organisation, dont ces agents des Archives qui ont endossé le rôle de mentors pour ce week-end. Plusieurs ont pu avoir d’autres expériences de ce type d’événement collaboratif, en tant qu’observateur ou qu’acteur, ou alors ont eu l’occasion de travailler sur les problématiques abordées lors du hackathon. Tout cela a facilité la tâche des mentors initiés et a contribué, par le biais d’entretiens informels, à sensibiliser les autres. L’importance de la convergence des compétences et de l’apport des différents organisateurs et participants a pu ainsi être soulignée.

Le jury du hackathon

● Françoise Banat-Berger : présidente du jury et directrice des Archives nationales
● Florence Clavaud : responsable de la mission Référentiels, Archives nationales
● Béatrice Hérold : directrice de l’Appui scientifique, Archives nationales
● Anne Lambert : chef du bureau des archives des ministères sociaux, SIAF
● Jacques Le Marois : cofondateur de la société Mandriva, de GeneaNet et de GeneaBank
● Baptiste N’Tsama : service designer et innovation project manager, direction interministérielle de la Transformation publique
● Nicolas Orsini : chef du département de l’Innovation numérique, ministère de la Culture
● Stéphane Pouyllau : ingénieur de recherche au CNRS et cofondateur de Huma-Num

Un jury exceptionnel donc, pour un événement qui l’est tout autant. C’est donc face à ce panel respectant strictement la parité femmes-hommes que se sont présentés les hackathoniens. Les membres du jury incarnent, à eux huit, toute la diversité du monde des archives : les Archives nationales et le service interministériel des Archives de France, mais aussi l’entrepreneuriat, la transformation numérique de l’État, ou encore la recherche… des domaines, autant scientifiques que techniques, touchés de près par les questions d’archivistique et d’innovation numérique.

Le jury ne s’est véritablement réuni au complet que le dimanche après-midi pour les présentations finales des projets. Plusieurs présentations à mi-parcours étaient cependant prévues, tout au long du week-end, et chaque membre du jury était libre d’y participer ou non, suivant ses disponibilités. Dès la soirée de lancement du vendredi, on a tout de même pu apercevoir plusieurs d’entre eux, notamment Béatrice Hérold. Elle était encore présente toute la journée du samedi, tout comme Françoise Banat-Berger et Florence Clavaud.
Le samedi soir, une première mise en situation était organisée, autant pour les équipes que pour le jury. La porte de l’Agora, l’espace central du Liberté Living Lab, était également ouverte aux potentiels observateurs. Face à cinq des huit membres du jury, dont Baptiste N’Tsama et Stéphane Pouyllau, les hackathoniens disposaient de 7 minutes, montre en main, pour présenter leur projet et échanger avec le jury. La présentation du lendemain, facultative et à l’origine prévue à 13 h, a été avancée de deux heures, plusieurs membres du jury l’ayant jugé trop proche du rendu final. C’est donc le dimanche à 11 h que les trois jurys des Archives nationales ainsi qu’Anne Lambert ont assisté aux présentations de quatre équipes. Plusieurs mentors les ont rejoints pour les épauler et dispenser quelques ultimes conseils aux hackathoniens. Lors de ces deux premières présentations, il était déjà apparent que la présence d’archivistes au sein des équipes leur permettait de mieux identifier les besoins et les enjeux des défis.
Enfin vient le moment des présentations finales. Hackathoniens, mentors, membres de l’organisation et jurys, tous sont rassemblés à 16 h, et l’Agora frémit d’impatience en attendant d’entendre la première équipe. C’est alors que les derniers membres du jury paraissent, certains pour la première fois depuis le début de l’événement. Munis d’une grille d’analyse contenant des critères d’évaluation définis au préalable, ils s’assoient en face de la plate-forme où les hackathoniens présenteront leurs projets. Les douze équipes se succèdent alors et tentent, dans la stricte limite de temps imparti, de convaincre le jury. L’atmosphère reste sympathique et tous sont encouragés par l’auditoire qui, malgré la fatigue qui se fait bien sentir en cette fin de week-end intensif, reste de bonne humeur. Attentifs, certains jurys prennent des notes qui leur serviront lors des délibérations à venir, d’autres échangent des commentaires ou des observations. Tous ne sont toutefois pas si studieux et, de temps en temps, on aperçoit l’un ou l’autre pianoter sur son portable ou discuter avec son voisin. Les présentations sont aussi l’occasion d’un bref échange avec les équipes : plusieurs membres du jury, souvent les mêmes, posent ainsi régulièrement des questions aux hackathoniens, qui s’efforcent d’y répondre au mieux.

 

Les membres du jury face aux présentations finales le dimanche après-midi, au Liberté Living Lab


Après presque deux heures de présentations, le jury se retire dans une salle à l’étage et les délibérations commencent finalement vers 17 h 45. Tout au long des 45 minutes nécessaires pour atteindre un consensus sur les lauréats, les membres du jury sont guidés par le codirigeant du Liberté Living Lab, Rudy Cambier. Fort de son expérience des hackathons, que le LLL accueille régulièrement, il les conseille notamment sur la contrainte de temps, le procédé à adopter, ainsi que sur les démarches à suivre avec les finalistes une fois le choix annoncé à tous.
Pour faire ce choix, chaque jury a d’abord établi son top 3 personnel des projets. Le nombre de voix accordées à chaque équipe a été comptabilisé, et plusieurs équipes se sont alors dégagées du lot. S’en est suivi un débat assez long pendant lequel des divergences d’opinion se sont faites entendre, les réactions face aux finalistes n’ayant pas été unanimes. Un deuxième et dernier vote a permis de déterminer l’équipe gagnante, ainsi que trois autres finalistes et trois coups de cœur. Ces derniers titres ont été accordés à des équipes dont les projets ont capté l’intérêt du jury grâce à leur esprit créatif, l’innovation dont ils ont fait preuve ou encore leur apport sémantique.
Il est 18 h 30 lorsque les membres du jury reviennent dans l’Agora. Tous les participants au hackathon sont de nouveau réunis et une certaine fébrilité se fait sentir avant l’annonce du résultat. Une enveloppe à la main, Françoise Banat-Berger monte sur la scène où les équipes s’étaient succédé quelques minutes auparavant. Après un court discours et l’enveloppe est décachetée et le nom de l’équipe gagnante est annoncé : Une Minute Ago ! Sous les applaudissements de toute la salle, les lauréats reçoivent leur prix des mains de la directrice des Archives nationales. Le cocktail qui suit est enfin l’occasion pour chacun de se détendre, et les différents rôles tenus ce week-end sont délaissés : hackathoniens, mentors, organisateurs, observateurs et jurys… tous se mélangent pour discuter, partager et conclure en beauté ce premier hackathon des Archives nationales.

Remise du prix à l’équipe lauréate

Lauriane Bustanji, Luc Samson et et Jean Hardouin-Dompnier, étudiants du Master Archives de l’université Paris 8.

Dans le cadre d’un atelier de l’Idéfi CréAtic, les étudiants ont observé et participé activement à l’événement.

 

 


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