2/7. Qu’est-ce que RiC ?

Dans sa version 0.2, RiC est constitué d’un modèle conceptuel abstrait de type entités-relations (RiC-CM) et d’une ontologie (RiC-O), écrite dans les langages OWL, RDFS et RDF, transposition technique de RiC-CM directement utilisable pour produire des jeux de métadonnées archivistiques en RDF. Bientôt, à ces deux parties viendra s’ajouter une introduction générale (RiC-IAD). Enfin, à une date qu’il est difficile de préciser pour l’instant, le groupe EGAD ajoutera à ces trois composants un guide de mise en œuvre (RiC-AG), qui sera probablement composé de divers documents.

Comme les quatre normes précédentes, RiC s’applique à n’importe quel type de ressources archivistiques, analogiques, nativement numériques ou hybrides, quelles que soient leur provenance, leur nature et leur date.

RiC est comme les précédentes normes du CIA une norme générique  et internationale ; on n’y trouvera donc pas toujours directement, clé en main, de quoi satisfaire des besoins de description très spécifiques, liés à des documents ou à un contexte particulier.

Le périmètre de RiC, ce sont les métadonnées de description des archives. Le périmètre ne change donc pas par rapport aux précédentes normes. Mais il est tout de même aujourd’hui utile de préciser qu’il ne faut pas confondre les métadonnées de description des archives avec les quantités massives de données nativement numériques, hétérogènes, aux structures et formats sans cesse en évolution, qui entrent dans les SAE, ni avec les métadonnées très diverses qui accompagnent les items constituant les données ou documents nativement numériques, ou qui sont embarquées dans ces archives.

Il ne s’agit pas non plus des métadonnées qui servent à la gestion matérielle et à la préservation des archives. Cependant des points de chevauchement conséquents existent entre ces catégories de métadonnées : par exemple, l’état matériel ou la volumétrie des documents, le format des fichiers numériques, les dimensions des documents analogiques, les règles de communication, de diffusion ou de réutilisation applicables, sont aussi considérées depuis longtemps comme des métadonnées descriptives, et RiC les inclut dans son périmètre.

L’objet de RiC, ce sont les données que les services d’archives ont besoin de consolider ou de produire, automatiquement ou semi-automatiquement (et dans ce cas ce sera à partir des archives nativement numériques, ou des documents numérisés) ou non, puis de gérer, au sujet de l’ensemble des archives qu’ils conservent, pour les identifier, les signaler et les rendre accessibles aux publics (nous en reparlons plus loin). Ces métadonnées de description sont consubstantielles aux services d’archives ; et elles ont besoin d’un modèle pertinent, expressif et partagé.

Voilà pour les points de ressemblance.

Mais RiC se distingue des précédentes normes, d’abord parce qu’il s’agit d’un cadre de référence global et unique. Son ambition est de faciliter, pour les professionnels du patrimoine culturel notamment, la compréhension du domaine métier dans son ensemble, et la mise en place d’infrastructures de qualité pour la description des archives. Si RiC est appliqué par un nombre de plus en plus grand d’institutions et de projets, il facilitera le partage de savoir-faire et d’outils, l’interconnexion et l’échange de métadonnées, la construction d’applications et de portails communs. C’est ce à quoi servent les normes professionnelles de description dans le monde des institutions culturelles ; elles font gagner du temps dans les étapes de modélisation et de conception des systèmes d’information et des logiciels, elles aident à définir les stratégies et dispositifs locaux et facilitent l’interopérabilité entre les applications. Pour les utilisateurs finaux, quels qu’ils soient, les gains devraient également être importants – nous évoquons ce sujet plus loin (dans la partie Qu’est-ce que RiC change ?).

Par ailleurs, dans RiC il est principalement question, non pas de principes et de règles applicables à la description des archives, mais des catégories d’objets (des types d’entités ; il y a 22 entités dans RiC-CM 0.2) que l’on peut distinguer dans l’univers des archives, des caractéristiques de ces entités (leurs attributs, au nombre de 41 dans RiC-CM 0.2) et des relations que ces entités peuvent avoir entre elles (au nombre de 78 dans RiC-CM 0.2, sans compter les relations inverses).Soit bien plus de composants que les précédentes normes ne le spécifiaient de façon par ailleurs plus ou moins vague ou implicite.

En effet, RiC considère les métadonnées archivistiques comme un graphe d’entités liées, de même que le modèle conceptuel IFLA LRM (Library Reference Model, voir https://www.ifla.org/publications/node/11412), publié en 2017, le fait en ce qui concerne les métadonnées bibliographiques. Il invite donc les archivistes à s’engager dans un processus de transformation des métadonnées de description comparable à celui qui commence dans les bibliothèques – comme en France, où ces opérations sont accompagnées par le programme Transition bibliographique (https://www.transition-bibliographique.fr/) lancé en 2015 pour faciliter et accompagner la mise en œuvre concrète, dans les bibliothèques, de LRM et du nouveau code de catalogage RDA-FR, transposition française de RDA.

Pour les métadonnées archivistiques, il ne s’agit pas seulement de s’inscrire dans une tendance générale fondée sur l’idée que, dans l’état actuel des technologies, les graphes orientés et étiquetés sont la méthode de représentation de données la plus expressive, celle aussi qui démultiplie les possibilités d’exploitation. Il s’agit aussi, beaucoup plus fondamentalement, de traduire pleinement l’affirmation suivante que les archivistes n’ont cessé d’énoncer de diverses manières depuis près de 150 ans : les archives ne peuvent pas être comprises (évaluées, prises en charge, classées, décrites, exploitées) sans prendre en compte et comprendre leurs contextes de production, de transmission et de gestion. Cette idée fondamentale est celle qui a conduit à énoncer dans ISAD(G) le principe de la description à plusieurs niveaux et à le décliner en quatre règles. Cependant, dans un instrument de recherche (IR) conforme à ISAD(G), c’est essentiellement le contexte documentaire immédiat qui fait l’objet de toutes les attentions, et de ce fait la bi-dimensionnalité y prédomine. Les niveaux de description correspondent à des relations d’inclusion ou hiérarchiques, représentées par des indentations dans un IR au format PDF ou HTML, ou par une arborescence d’éléments XML <c> dans un fichier EAD ; l’ordre de rédaction des descriptions des unités documentaires de même niveau – séries dans un fonds, dossiers dans une série, pièces dans un dossier….- correspond à des relations séquentielles entre ces unités de description, déterminées par l’auteur de l’IR. Dans le modèle RiC, les archives se trouvent explicitement inscrites dans un univers multi-dimensionnel. Les relations hiérarchiques et séquentielles qui existent entre les unités de description y sont clairement spécifiées : elles ne sont plus représentées au travers de conventions de mise en forme ou en s’appuyant sur l’arborescence interne des fichiers. Et elles figurent parmi bien d’autres. Enfin, toutes ces entités et relations s’inscrivent dans le temps et l’espace. C’est cette idée fondamentale qui a donné son nom à RiC (Records in Contexts). On peut aussi envisager ces couches de contextes interconnectés comme des points de vue différents : la provenance organique et fonctionnelle, le contexte documentaire (les relations entre documents eux-mêmes), et bien d’autres (par ex. les facettes que la diplomatique distingue, comme l’auteur du document, son destinataire ; celles que l’indexation classique des IR considère, comme les sujets des documents, etc.).

Ainsi, en prenant RiC comme cadre global de référence pour décrire les archives, on se met en situation de produire des descriptions plus proches d’une réalité complexe et changeante, plus précises, plus riches, plus nuancées, plus exploitables.

Une autre caractéristique de ce modèle, majeure dans RiC-CM et fondamentale dans RiC-O, est son organisation en poly-hiérarchies. L’entité Agent, par ex., regroupe six sous-entités (Person, Group qui inclut lui-même Family et Corporate Body, Position et Mechanism).

Cela procure, lorsqu’on implémente RiC, une grande flexibilité, celle dont on a toujours eu absolument besoin lorsqu’on décrit des archives, car on le fera plus ou moins précisément en fonction de la nature des ensembles documentaires ou items que l’on décrit, des connaissances que l’on a pu accumuler sur ces documents, des moyens et du temps dont on dispose. Ainsi, lorsqu’on ne sait pas si on a affaire à un Record ou un Record Part ou un Record Set (comme cela peut être le cas à la seule lecture de nombreux inventaires anciens), on peut utiliser la superclasse Record Resource ; inversement l’entité Record a ses propres attributs et est le domaine de certaines relations spécifiques, mais elle hérite aussi des attributs de Record Resource et peut être utilisée avec les relations dont le domaine est Record Resource. Dans RiC-O, on dispose de plus d’options encore, qui permettent d’affiner la description lorsqu’on le souhaite ; on peut ainsi, par ex., utiliser la relation directe ‘is or was leader of’, comme celle définie par RiC-CM, pour relier une personne et une collectivité que cette personne dirige ou a dirigé, ou encore choisir d’utiliser une entité Leadership Relation, pour lier la personne et la collectivité via cette entité, ce qui permet d’assigner une date et une description à la relation, comme d’ailleurs on peut le faire en EAC-CPF (voir la figure 2).

Cela facilite aussi le liage : les entités et relations de haut niveau, assez génériques, comme Group, Event ou ‘is or was part of’, sont de bons candidats pour des mappings avec des entités ou relations d’autres modèles comme PREMIS, PROV-O, IFLA LRM ou CIDOC CRM, ce qui sera d’ailleurs fait dans les versions ultérieures de RiC-CM et RiC-O.

Enfin, cette organisation poly-hiérarchique facilite les extensions du modèle pour répondre à des besoins spécifiques. Certains attributs, d’ailleurs, sont définis comme extensibles. Si on le souhaite, on peut définir une relation qui n’existe pas dans RiC, mais qui serait nécessaire localement, comme une sous-relation d’une relation RiC ; elle héritera alors de ses caractéristiques, domaine, portée, et pourra toujours être remplacée par la super-relation définie dans RiC.

En d’autres termes, si on choisit de mettre en œuvre RiC, on peut choisir de dépasser le niveau de précision des instruments de recherche ou notices d’autorité actuels ou non, de faire évoluer ses métadonnées voire son modèle local de métadonnées au fil des années et des besoins ou moyens. Ce qui s’avère crucial dans un contexte où les moyens humains et financiers sont contraints.

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