3/7. Qu’est-ce que RiC change ?

D’un certain point de vue, cela ne change rien, car RiC se situe dans le prolongement des normes qui l’ont précédé, et ne remet pas en cause les fondements de la description archivistique, que des décennies de pratique ont éprouvés. RiC se positionne, comme indiqué ci-dessus, comme un cadre de référence global qui englobe, articule et précise ce qui existe déjà. Ainsi que le groupe EGAD l’a écrit dans l’introduction à RiC-CM, on peut continuer à utiliser ISAD(G) et ISAAR(CPF) ; globalement ce qu’on produira sera conforme à RiC – sans l’utiliser à plein ni donc en tirer tout le potentiel.

Mais d’un autre côté, cela change tout, ou pour être plus précis cela devrait progressivement tout changer.

Dans la plupart de nos systèmes d’information institutionnels, les métadonnées décrivant les archives sont dispersées et enfermées au sein de silos mis en place au fil de plusieurs décennies d’informatisation et désormais juxtaposés les uns aux autres sans qu’aucun lien ne soit le plus souvent établi entre elles.

La même entité de contexte peut ainsi y être décrite plusieurs fois sans lien entre les descriptions. Ainsi, par exemple, aux AN, l’architecte Henri Labrouste (1801-1875) a été l’objet, dans le référentiel des producteurs, d’une notice d’autorité riche conforme à ISAAR(CPF)^[1] puisqu’il a produit des archives que l’institution conserve et que le référentiel des producteurs a été mis en place pour décrire la provenance organique des fonds. On trouve d’autres informations sur H. Labrouste au sein de la notice du dossier LH//1420/91^[2], dans la base de données Léonore, instrument de recherche mise en place pour lister et rendre accessibles les dossiers de Légion d’honneur ouverts à l’occasion des promotions dans cet ordre et conservés aux AN. Ajoutons que, dans le référentiel utilisable aux AN pour indexer les personnes physiques mentionnées dans les instruments de recherche lorsque celles-ci ne sont pas les producteurs des documents décrits, donc pour satisfaire un autre besoin précis, il existe une notice sommaire sur Henri Labrouste[3]. Le nom « Henri Labrouste » ou une autre forme du nom de l’architecte, associé à diverses informations, est par ailleurs simplement mentionné ou balisé librement, au sein de plusieurs répertoires numériques, dans l’intitulé ou la présentation du contenu de plusieurs dossiers^[4]. Mais aucune relation ne vient établir dans le système d’information que toutes ces notices et mentions concernent une seule et même personne.

On le voit par cet exemple très simple et spécifique mais significatif, l’existence de divers silos induit une dispersion des métadonnées de contexte, et des redondances. Elle augmente les risques d’incohérence ou d’inexactitude en empêchant les auteurs des métadonnées d’accéder facilement à l’ensemble des connaissances dont leur institution dispose sur ces entités. Elle crée au minimum de l’ambiguïté pour les utilisateurs des métadonnées (ainsi par exemple, comment être certain que les répertoires numériques mentionnés ci-dessus, la notice de Léonore et la notice de producteur, évoquent bien la même personne, l’architecte et non un homonyme ? les éléments de contexte, dates, noms, indications de profession, etc. fournis par ces inventaires peuvent certes aider à le prouver pour un lecteur humain assez averti ; mais bien évidemment ce ne sera pas toujours le cas.

En fait, ce phénomène n’affecte pas que les entités contextuelles (les lieux, les personnes physiques ou morales, les activités dont résultent les documents, les types de documents, les sujets des documents…), il peut aussi concerner les documents eux-mêmes. Aux AN en particulier, le même document ou le même dossier sont susceptibles d’être aujourd’hui décrits plusieurs fois dans plusieurs entrepôts ou instruments de recherche, car des générations d’archivistes ont successivement travaillé sur les mêmes fonds et séries entrés aux AN dans les deux siècles passés, en employant des moyens et des méthodes différents et pour répondre à des besoins différents (analyse détaillée d’un fonds ancien, répertoire méthodique, base de données thématique…), dans tous les cas en s’appuyant sur la connaissance qu’ils avaient des documents au moment où ils ont travaillé. Nous allons nous employer à quantifier précisément ce phénomène pour les AN. Quoi qu’il en soit, même si on a pu patiemment créer des liens entre les composants de ces instruments de recherche (via l’élément EAD <otherfindaid>), ou entre instruments de recherche synthétiques et analytiques, du point de vue de l’utilisateur cette stratification des métadonnées, combinée avec le caractère hiérarchique des instruments de recherche classiques, rend souvent difficile à comprendre une liste de résultats de recherche classique et finit par masquer la réalité documentaire que ces métadonnées sont censées révéler.

Enfin, il est classique, dans nos systèmes, que chacun des silos de métadonnées, des plus anciens, parfois vieillissants, jusqu’aux plus récents comme les SAE, dispose de sa propre interface de recherche et de consultation, parfois non accessible directement au grand public. Les silos ont été dotés d’interfaces spécifiques au moment de leur création ou un peu après ; il n’y a donc le plus souvent pas d’interface de recherche et de consultation unique. C’est vrai aux AN^[5] et ailleurs – ailleurs que dans les services d’archives également. La conséquence, pour revenir à notre exemple, c’est qu’il faut faire plusieurs recherches pour disposer de l’ensemble des résultats en ce qui concerne les documents associés à Henri Labrouste.

Finalement, pour tous les utilisateurs y compris l’expert rompu à la recherche en archives ou l’archiviste, cette situation brouille aujourd’hui les cartes. Elle crée au minimum de la confusion, elle induit le plus souvent des problèmes importants de recherche (du silence ou du bruit). De façon générale, elle ajoute de la complexité à un univers déjà par essence complexe.

En rupture avec cette approche, RiC invite à regrouper les données décrivant chacune des entités présentes et reconnues comme intéressantes pour les besoins du métier, afin de construire des graphes dans lesquels chacune de ces entités est représentée par un nœud. On peut alors envisager pour le SI local une architecture orientée données^[6], rendant ces graphes de métadonnées accessibles aux diverses applications constituant le SI en fonction des besoins à satisfaire (des différents dispositifs de gestion des entrées, des articles ou des communications, aux outils de production et de publication des métadonnées descriptives en passant par la bibliothèque numérique).

Le premier bénéfice que l’on peut attendre de cette transformation est, au sein du service qui l’aura menée à bien, de gagner considérablement en efficacité dans la gestion des métadonnées, la rationalisation de leur production et la réduction des redondances ; du fait que l’on aura agrégé ou lié ces données, on pourra bien évidemment aussi consolider voire enrichir les connaissances détenues par le service.

Une telle transformation demande de travailler en profondeur car il s’agit de faire émerger du contenu des divers entrepôts de métadonnées les entités qui y sont souvent représentées (les documents, les groupes de documents, leurs différentes manifestations physiques en incluant les reproductions numériques des documents analogiques, mais aussi de nombreux types d’entités contextuelles en incluant celles qui ne sont encore que peu voire pas décrites dans nos vocabulaires ou référentiels documentaires, des règles de communicabilité^[7] aux formats en passant par les catégories de fonctions et les types de groupes de documents^[8]) et les relations qui lient les documents à ces entités. Une telle entreprise ne peut être menée que par étapes successives, après avoir élaboré une stratégie tenant compte de l’existant et de ses principaux défauts (des audits sont nécessaires), définissant un modèle local de métadonnées à partir du cadre général de référence RiC, déterminant ce qui doit être fait en priorité, mettant en place des chaînes de traitement dans lesquelles il faudra combiner des processus automatiques et des étapes de validation humaine. Il faut aussi se préoccuper d’une stratégie et de moyens d’assignation d’identifiants uniques et pérennes aux entités ainsi isolées^[9].

Elle conduit également inévitablement et rapidement à s’intéresser aux réservoirs de métadonnées externes : si l’institution ne dispose pas de description de certaines personnes ou lieux ou types de documents mentionnés dans ses instruments de recherche, pour construire ses propres métadonnées sur ces entités, elle aura besoin de jeux de données produites ailleurs et dignes de confiance, autrement dit de référentiels externes. Et réciproquement : ce qu’elle aura produit pourra intéresser d’autres institutions ou projets. En premier lieu d’ailleurs, cela pourra intéresser l’écosystème administratif dans lequel l’institution se situe ; ainsi aux AN, à la fois les missions dans les ministères et le SIAF.

Pour l’utilisateur final, dans l’interface web du SIA, une fois cette transformation opérée, on peut compter améliorer la performance des moteurs d’indexation et de recherche (diminuer le silence car les métadonnées seront plus riches, et le bruit car elles seront plus précisément qualifiées), construire de nouveaux points d’entrée plus intuitifs que celui des producteurs (onglets, formulaires et/ou facettes « personnes », « collectivités », « lieux », « fonctions », « types de documents »…), proposer divers dispositifs d’exploration (par le biais de listes hiérarchisées pour des concepts comme des types de fonctions, par la visualisation des couches de contexte telles que projections sur une ligne de temps et/ou sur une carte, par l’affichage du réseau formé par les agents en relation avec les archives, ou par les documents en suivant les différentes relations qui les relient, par le passage de la description du contenu intellectuel d’un document à la description de chacune de ses instantiations[10] puis accès à leur instantiation numérique le cas échéant…), des rebonds vers d’autres systèmes d’information lorsqu’on aura pu lier la description locale des entités de contexte avec leur description dans d’autres systèmes. Globalement, on peut donc espérer des avancées importantes en termes de clarté, de précision et de fonctionnalités.

Ainsi que les auteurs du modèle IFLA LRM (déjà cité) des métadonnées bibliographiques l’ont écrit^[11], trouver, identifier, sélectionner les documents utiles et y accéder, découvrir (via les relations) des documents devrait être plus facile ; ajoutons à ces cinq verbes ‘comprendre’, puisqu’encore une fois les contextes dans lesquels les archives ont été produites, transmises et se trouvent aujourd’hui sont des clés de compréhension de ces documents.

Toujours pour l’utilisateur final, humain ou machine, les métadonnées conformes à RiC sont susceptibles de constituer, hors du SI local, des jeux de données à fort potentiel de réutilisation, puisque chacun des éléments qui les composent sont précisément qualifiés (sémantisés) et que les entités de contexte décrites (en particulier) sont dotées d’identifiants uniques et liables avec d’autres données, issues par ex. de projets de recherche. De tels jeux de métadonnées sont alors réutilisables pleinement pour enrichir ou construire des bases de connaissances produites dans le cadre de projets de recherche ou par des communautés professionnelles ou citoyennes. Rien n’empêchera par la suite l’institution ou le projet qui a produit ces jeux de métadonnées, pourvu qu’elle ait défini un modèle et une architecture assez souples et flexibles pour ce faire – et en tout cas RiC est souple et flexible – , de ramener en son sein tout ou partie des données produites par ces partenaires, qu’elle considérerait utiles pour ses propres besoins.

Les métadonnées archivistiques conformes à RiC auront donc toute chance d’être conformes aux principes FAIR[12].

 

^[1] Voir dans la salle des inventaires virtuelle cette notice de producteur https://www.siv.archives-nationales.culture.gouv.fr/siv/NP/FRAN_NP_051483 (que l’on pourra trouver via le formulaire de recherche par producteurs). Cette notice fournit l’identifiant ISNI de l’architecte, ses dates de naissance et de décès, une biographie rédigée, une bibliographie ; elle spécifie des relations entre H. Labrouste et trois collectivités et des relations d’identité avec les notices d’autorité de la BnF et de Wikipédia.

^[2] Voir dans Léonore la notice https://www.leonore.archives-nationales.culture.gouv.fr/ui/notice/204228. On y trouve notamment son nom incluant l’ensemble de ses prénoms – Pierre, François et Henri –, son lieu de décès, son identifiant ISNI, l’indication de distinctions reçues, et bien sûr le lien vers le dossier de Légion d’honneur numérisé.

[3] Cette notice très courte, qui n’est pas accessible dans la salle des inventaires virtuelle, contient, de son côté, un lien vers une notice du référentiel VIAF. Elle a été utilisée pour lier le nom de Henri Labrouste, balisé à l’aide de l’élément EAD <persname>, dans la description du dossier coté F/17/7231 dossier 20 (https://www.siv.archives-nationales.culture.gouv.fr/siv/UD/FRAN_IR_050281/c-80fohy0ih-11elu28bvxedt), dans l’inventaire relatif au Personnel du service des édifices diocésains et du service du contrôle des édifices diocésains (1840-1927). Mais elle n’a pas servi dans les autres instruments de recherche mentionnés ci-dessus. Noter que pour diverses raisons, le référentiel des personnes physiques reste peu utilisé et ne contient que 2134 notices, dont de très nombreuses se réduisent à un nom. Mais dans le cadre des travaux que la Mission référentiels mène actuellement pour enrichir et restructurer les référentiels des AN, 102 entités décrites dans ce référentiel ont pu être alignées avec autant d’entités du référentiel des producteurs. Des redondances existent donc bel et bien entre ces deux référentiels, et entre le référentiel des producteurs et celui dit des personnes morales, qui est comparable de par les modalités de son utilisation à celui des personnes physiques. Tant que des référentiels seront construits de façon indépendante et pour remplir des besoins différents, tout en concernant le même type d’entités, redondances et dispersions subsisteront et ne pourront que se multiplier. C’est pourquoi la création d’un référentiel unique des agents a été décidée aux AN.

^[4] Voir dans la SIV des AN, la liste des 20 résultats de recherche obtenus après avoir saisi « Henri Labrouste » dans le formulaire de recherche avancée « recherche dans tous les inventaires » (zone de saisie recherche libre, expression exacte).

^[5] La SIV intègre cependant à ses listes de résultats des références aux bases de données externes que sont Léonore, ARCADE et ARCHIM.

^[6] Comme le prônent les signataires du manifeste « Data Centric Manifesto » (http://www.datacentricmanifesto.org/); comme l’INA, par ex., est en train de le faire (à ce sujet on peut consulter l’enregistrement de la présentation faite en décembre 2020 par Gautier Poupeau dans le cadre du séminaire Les nouveaux paradigmes de l’archive : https://nparchive.hypotheses.org/738), ou comme le RijkMuseum le prévoit aussi (cf. https://theartofinformationblog.wordpress.com/2020/11/06/integration-layer/).

^[7] Les règles de communicabilité, de diffusion et de réutilisation sont désormais parfois formalisées au sein de référentiels de gestion, souvent uniquement utilisables au sein des SAE. D’un autre côté, les instruments de recherche archivistiques classiques, conformes à ISAD(G) ou à EAD, spécifient en principe les modalités d’accès, de diffusion et de réutilisation des documents, mais le plus souvent sous la forme de texte libre. RiC considère bien évidemment ces règles comme entrant dans son périmètre et définit notamment une entité Rule, ses attributs et relations. RiC-0 ajoute la classe (le type d’entité) RuleType. On dispose donc d’un modèle qui peut aider à construire localement des référentiels mutualisés pour de telles règles, en les alignant le cas échéant avec des référentiels nationaux comme la liste contrôlée des règles de communicabilité établie et publiée par le SIAF au format RDF/SKOS (http://data.culture.fr/thesaurus/resource/ark:/67717/98b3feb3-744b-4ba3-8381-18ca4a555a4c )

^[8] Comme, par exemple, les types de dossiers, dont il pourrait s’avérer utile de produire, pour l’utilisateur final, une description incluant bien sûr une définition mais aussi par ex. la période pendant laquelle tel type de dossier est produit, des liens vers le ou les producteurs susceptibles de l’avoir produit, vers les types de documents que l’on peut s’attendre à y trouver, vers les règles de communicabilité applicables. En d’autres termes, des informations que l’on trouve souvent, pour les dossiers d’archives publiques contemporaines, dans les tableaux de gestion.

^[9] On peut notamment s’appuyer sur le vademecum Identifiants pérennes pour les ressources culturelles publié en 2015 par le ministère de la Culture dans le cadre de sa feuille de route stratégique « Métadonnées culturelles et transition web 3.0 »Voir le document de la feuille de route sémantique (https://www.culture.gouv.fr/Sites-thematiques/Innovation-numerique/Donnees-publiques/Identifiants-perennes-pour-les-ressources-numeriques).

[10] RiC-CM définit l’entité Instantiation comme étant l’inscription ou la représentation du message informationnel (que véhicule une ressource archivistique) dans une forme physique (numérique ou analogique). Une ressource archivistique (Record Resource) peut avoir plusieurs instantiations. Par exemple, l’original d’une lettre, si c’est un document analogique, a (ou a eu) une première instantiation sur support papier ; la numérisation de cette instantiation produira au moins une deuxième instantiation (image numérique). Cette définition est proche de celle donnée dans le dictionnaire de données PREMIS à l’entité Representation (de même que la définition de Record Resource est proche de celle de Intellectual Entity dans PREMIS).

^[11] IFLA LRM, chapitre 3 (Users and user tasks), p. 15-16.

[12] The FAIR Guiding Principles for scientific data management and stewardship (2016), recommandations pour améliorer “the Findability, the Accessibility, the Interoperability and the Reuse of digital assets”, autour desquelles une communauté et des initiatives diverses se sont développées. Voir le site web https://www.go-fair.org/.

 

 

Article suivant : 4/7  Comment réaliser la transition vers RiC, notamment à partir d’instruments de recherche en XML/EAD ?

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