Le Cadre méthodologique sur l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques à l’aune des quatre normes internationales de description.

Vincent Doom
Discussion : Florence Clavaud

La publication récente d’un texte à portée méthodologique destiné à éclairer la pratique des archivistes sur la sélection des archives publiques donne lieu à des débats dont témoignent l’article de Vincent Doom1 et la discussion qui le suit.

Quand il faut tordre le cou à une idée fausse

Le Cadre méthodologique2 marque en effet la fin d’une quête, celle que l’archiviste poursuit et qui le conduit à vivre dans l’illusion : pouvoir appréhender ce que sera la recherche de demain qu’elle soit historique ou non. Ainsi « L’archiviste a aujourd’hui la responsabilité sociale de constituer les sources qui permettront aux générations futures à venir d’avoir la vision la plus fidèle possible de la société dont ils sont les contemporains […]. Ils sont, par les choix qu’ils énoncent en concertation avec leurs partenaires, les architectes actifs de la construction de cette mémoire »3

Cette photographie toute contemporaine dont il est l’opérateur transparaît dans les propositions de ce cadre méthodologique. Elle rend légitime, entre autres méthodes, l’utilisation de l’échantillonnage systématique et aléatoire fondé sur des modèles statistiques qui est le seul représentatif de la substance du tout et le seul capable de fournir un matériau suffisant quel que soit le sujet d’investigation.

Dans les archives du Moyen Age et de l’Ancien Régime, le chercheur n’a le plus souvent à sa disposition que quelques épaves issues d’un échantillonnage naturel encore plus aléatoire et pourtant elles lui permettent de fonder ses théories. On estime qu’avec un taux très faible de telle ou telle série documentaire, l’extrapolation est jugée fiable. Aujourd’hui, le cadre méthodologique offre des pratiques d’évaluation et de sélection qui permettent de travailler sur des gisements scientifiquement fiables.

On objectera, il ne faut pas le nier, que ce modèle va à l’encontre des besoins des généalogistes et des prosopographes mais comme le signifiait naguère François Gasnault l’élimination est à considérer comme un geste inéluctable mais aussi praticable et profitable à l’intelligibilité même des archives.4

L’évaluation et la sélection dévolues à l’archiviste doivent être documentées et reposer sur une doctrine clairement établie. Le cadre méthodologique proposé et les quatre normes internationales de description5 y pourvoient : ISAD (G) pour le contenu, ISAAR (CPF) pour le producteur, ISDIAH pour le détenteur et ISDF pour les fonctions.

Le Cadre méthodologique et les quatre normes internationales de description font-ils bon ménage ?

L’annexe 1 de texte fournissant une grille d’évaluation d’un ensemble de documents produits dans le cadre d’une même fonction est très explicite : « Pour mener cette démarche d’évaluation […], l’archiviste peut, selon le contexte, commencer par évaluer la fonction (approche A, recommandée) ou le producteur (approche B). Dans les deux cas, il poursuivra par la partie C (évaluation de l’ensemble de documents) et la partie D (éléments d’environnement). Les éléments recueillis lors des étapes de l’évaluation, documentent la collecte et s’avèrent utiles lors du traitement. Pour chaque point de questionnement, la grille établit donc une concordance avec les normes de description des documents, des producteurs et des fonctions, afin de faciliter et d’anticiper les opérations de traitement des fonds.»6

Les archives définitives résultent de procédures raisonnées d’acquisition (collecte) d’évaluation et de sélection : « Sélectionner ce qui va constituer la documentation de notre époque, accessible aux futures générations est sans doute la tâche la plus importante de l’archiviste.»7

Contexte de production et contenu des documents/données

Le contexte de production des documents et leur contenu autour desquels s’articule toute la problématique de l’évaluation des archives ainsi que les différentes stratégies élaborées à travers le monde doivent être aujourd’hui considérés comme indissociablement liés et de manière davantage prégnante pour les documents électroniques où données et métadonnées ne se conçoivent pas les unes sans les autres.

Avec le contexte de production, l’évaluation renvoie au principe fondamental de la science archivistique comprenant les notions de respect de la provenance, de l’intégrité et de l’ordre primitif auquel il faut adjoindre un nouveau principe dit de fonctionnalité prenant en compte les fonctions assignées par la société. Ce dernier doit transcender les organes producteurs. Pour l’archiviste, le contexte de production, combinant fonction et structure, donne en effet tout son sens au contenu des documents en participant également à leur authentification et à la détermination de leur valeur. Il est appréhendé à l’aide des normes internationales ISAAR (CPF), ISDIAH et ISDF.

Avec le contenu, c’est l’information qui est caractérisée, une information « consignée » et « organique » : consignée parce qu’elle s’organise autour d’un support véhicule, le document ; organique car elle est générée dans le cadre des activités d’une personne ou d’un organisme8. C’est l’objet archivistique par excellence, fruit de l’action et support mémoriel qui peut être évalué avec la norme ISAD (G). Les documents y sont le produit de la relation combinée entre les fonctions assignées par la société aux institutions, les structures que ces fonctions génèrent et les citoyens/clients/usagers qu’elles représentent ou non.

Macro-évaluation et micro-évaluation contextuelle

L’évaluation est mise en œuvre selon des stratégies recouvrant un ensemble d’actions méthodologiques. Deux grandes approches se dégagent aujourd’hui : la macro-évaluation et l’évaluation documentaire traditionnelle de type diplomatique ou micro-évaluation contextuelle.

La macro-évaluation repose exclusivement sur la théorie sociétale où les archivistes ont un rôle social fondamental qui est de préserver la mémoire, l’héritage et les mythes de la société dans laquelle ils exercent et où les archives doivent refléter les valeurs de chaque génération. Il s’agit avant tout de donner une « image de la société » fidèle et contemporaine tenant compte également de ce qui est occulté par ses structures comme par exemple les marginaux non représentés.9 La macro-évaluation représente une vision maximaliste de l’évaluation : le contexte de production prédomine en effet sur le contenu ; les documents/données ne sont considérés que comme le résultat d’une volonté dans laquelle les fonctions, les structures et leurs relations aux citoyens sont l’unique préoccupation. Une politique d’évaluation solide est nécessairement portée par des experts, scientifiques et techniciens, des archivistes et gestionnaires de documents (records officer), des producteurs et des utilisateurs.10

La procédure s’effectue en deux temps : une analyse fonctionnelle, à l’aide de la norme ISDF, suivie d’une analyse documentaire traditionnelle de type diplomatique.

L’analyse fonctionnelle consiste en premier lieu à déterminer les fonctions et domaines de responsabilité globaux de l’État et plus généralement de la société caractérisés par leur plus grande stabilité ainsi que les structures chargées de leur mise en œuvre. Fonctions et structures font ensuite l’objet d’une hiérarchisation selon un système de priorité.11 Cette évaluation fonctionnelle a ses propres critères notamment l’interaction de la population et du programme fonctionnel et le degré de la ligne officielle12 . Elle érige les tendances et les valeurs de la société contemporaine en critères d’évaluation.

L’analyse des documents vient en dernier lieu sur le seul gisement retenu. Elle relève de la micro-évaluation et n’a pour unique objet que de corroborer les choix opérés dans la hiérarchie fonctionnelle. Les critères mis en œuvre sont ceux de l’évaluation classique.

La micro-évaluation contextuelle quant à elle s’appuie sur le contenu et analyse les documents dans le cadre de leur contexte de création. La pratique française malgré les injonctions du cadre méthodologique, est à bien des égards emblématique de cette approche. Un document est certes le résultat de l’activité des organismes dans le cadre des grands domaines de responsabilité fonctionnelle globale assignés par la société et encadrés en particulier par l’État, mais c’est avant tout le matériau fondamental sur lequel doit reposer une analyse exhaustive. Le maquis administratif français dans lequel s’enchevêtrent l’action des administrations centrales et déconcentrées, une décentralisation à géométrie variable et une gestion publique de plus en plus déléguée, oblige immanquablement à définir davantage encore et à déterminer a priori les grands domaines fonctionnels de notre société. L’évaluation devient ici le résultat d’une combinaison de critères relevant des domaines fonctionnel et diplomatique, véhiculés par Théodore R. Schellenberg et les auteurs de la théorie sociétale ce à quoi s’est attaché le cadre méthodologique.

En attendant une véritable norme sur l’évaluation qui paraît encore prématurée, le projet de manuel élaboré par le Comité sur l’évaluation du Conseil international des Archives a pour tâche de fixer les grands principes, d’assurer une cohérence internationale et de fournir des réponses pratiques.13 Il préconise en préalable la constitution au niveau des États d’un répertoire national des fonctions et des compétences des producteurs ainsi qu’une articulation avec la Communauté européenne dont les décisions ne sont pas sans impact sur les politiques nationales14 Le Cadre méthodologique s’inscrit pleinement dans ce processus tout comme le projet de l’Association des archivistes français et du Service interministériel des archives de France autour du référentiel des producteurs locaux regroupés par grandes fonctions15

De la nécessité de documenter chaque étape d’évaluation, de sélection et d’échantillonnage

Il s’agit de la recommandation 0 du Cadre méthodologique qui débute par la documentation des étapes d’évaluation et de sélection (recommandation[R00]) suivie par celle de l’échantillonnage (( Le texte du Cadre méthodologique sur l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques, p. 17 et 35, a été repris dans cette partie en raison de sa pertinence ))

Pour l’évaluation et la sélection, une documentation précise de la collecte, trop rarement réalisée aujourd’hui, est indispensable. Elle permet la compréhension des fonds et la restitution au futur lecteur d’une bonne vision de l’ensemble des documents d’un service producteur à un moment donné. Elle doit permettre en outre aux archivistes de mieux comprendre les partis pris de leur prédécesseurs et faciliter par conséquent les politiques de réévaluation. Elle joue enfin un rôle essentiel de traçabilité.

Pour les éliminations (réalisées par les services producteurs, ou par les services d’archives après versement), on pourra par exemple enrichir les instruments de recherche en utilisant la zone « évaluation / tri / élimination » d’ISAD(G) et en y précisant les dates extrêmes de l’ensemble et le volume / nombre des documents détruits avec un renvoi aux bordereaux d’élimination ou aux bordereaux de versement d’origine qui ont fait l’objet d’un retraitement.

L’information relative aux éliminations sera portée au niveau le plus pertinent : au niveau du fonds par exemple lorsque l’élimination concerne une série organique, à un niveau inférieur si l’élimination concerne une sous-série.

Il est particulièrement important de documenter les éliminations de données à caractère personnel afin de pouvoir renseigner les usagers sur la destruction de leurs dossiers individuels ou de documents pouvant les concerner ou les intéresser, en justifiant les choix opérés.

Pour l’étape 5 relative aux opérations d’échantillonnage et conformément à la recommandation [R00], il faut veiller à ce que toutes les informations sur la mise en oeuvre, telles que définies dans les éléments à faire figurer en annexe du bordereau de versement de documents échantillonnés (définition de l’effectif de départ, taille de l’échantillon, méthode de prélèvement, etc.) soient soigneusement notées et indiquées  dans l’instrument de recherche (zone « évaluation / tri / élimination » d’ISAD(G)).

Une discussion de cet article par Florence Clavaud

En complément de ce bel article qui, en présentant la méthodologie d’évaluation et de sélection des documents aujourd’hui préconisée en France, souligne l’importance de l’analyse fonctionnelle, juste quelques mots sur le contexte dans lequel cette tendance de l’archivistique française s’inscrit.

L’approche fonctionnelle des archives a notamment été théorisée en Australie (on peut en particulier lire les articles de Chris Hurley sur le sujet16 ). Elle y est largement appliquée aujourd’hui. Cette approche a par exemple modelé le standard australien de métadonnées pour le records management17. Elle a aussi orienté la conception de l’interface de recherche avancée proposée aux internautes par les Archives nationales d’Australie18 , un des rares grands services d’archives au monde à indexer systématiquement (et permettre la recherche sur) les fonctions, à l’aide d’un thésaurus19

Il est en effet extrêmement logique de considérer que, si l’évaluation des archives et leur sélection sont faites en tenant compte des résultats d’une analyse fonctionnelle, une place importante doit être donnée aux fonctions et activités dans les méthodes de classement des archives contemporaines (en allant pourquoi pas jusqu’à se fonder sur le principe de fonctionnalité), ou à tout le moins dans la description de l’ensemble des archives.

Les normes internationales de description des archives publiées par le CIA prennent en compte, avec ISDF20 , la description des fonctions.

Cependant il manque à ces normes un cadre global, un modèle conceptuel, qui les articule entre elles, tout en prenant en compte (en explicitant et en reformulant si nécessaire) l’ensemble des concepts qu’elles véhiculent, en définissant précisément leurs propriétés et les relations qu’ils ont entre eux.

Il est aujourd’hui souhaitable, et techniquement possible, d’envisager une approche véritablement multidimensionnelle de la description des archives, dans laquelle les différents éléments du contexte sont envisagés comme des entités à part entière dotées d’une histoire, les nombreuses relations qui existent entre les différentes entités sont définies et explicitées, les événements marquant l’histoire de ces entités sont éventuellement représentés. Une telle approche permettrait de mieux et plus précisément exprimer la complexité archivistique, d’exploiter finement les informations ainsi organisées et reliées entre elles au sein des systèmes d’information implémentant ce modèle, et de donner à voir (à découvrir et à comprendre) cette complexité selon de multiples perspectives (la provenance étant l’une d’entre elles, souvent aujourd’hui combinée avec le contexte documentaire pour donner une description hiérarchisée). En outre, une telle approche faciliterait l’évolution des informations descriptives, la prise en compte de nouveaux points de vue ou de nouveaux documents, la réutilisation de ces informations par des tiers en particulier les utilisateurs finals, sans doute aussi les échanges et collaborations avec les chercheurs en histoire. En intégrant la description d’entités contextuelles, elle autoriserait via cette description la connexion des métadonnées archivistiques avec des métadonnées stockées dans d’autres systèmes d’information, favorisant donc l’interopérabilité.

Une fois le cadre global défini, il lui faudra une représentation formelle. Une des représentations formelles les plus appropriées et les plus utiles serait une ontologie écrite conformément aux standards du Web de données, RDF, RDFS et OWL. Une telle ontologie donnerait aux professionnels des archives le modèle de référence pour convertir leurs métadonnées descriptives en triples RDF, établir des correspondances avec d’autres jeux de triples RDF (comme par exemple ceux de la BnF21 ), enrichir leurs propres triples et les exposer sur le web pour qu’ils soient à leur tour réutilisés. Intelligemment écrite, elle pourrait être à la fois suffisamment flexible pour permettre de représenter simplement ou de manière plus précise certains faits, et extensible afin qu’on puisse l’adapter à des cas particuliers, ou l’employer dans d’autres environnements que ceux des archivistes.

C’est à cette tâche (réaliser un modèle conceptuel et l’ontologie correspondante) que s’est attelé le Groupe d’Experts sur la Description Archivistique (EGAD) du CIA, avec un mandat de quatre ans22 . Les fonctions seront prises en compte dans le modèle, probablement sous la forme de deux entités distinctes (une entité pour ce que C. Hurley appelle « ambient function », les missions ou les responsabilités d’un agent, une entité pour les activités induites par cette mission ou permettant de la réaliser). Les principales entités du domaine des archives définies par le modèle sont pour l’instant les entités Activity, Agent, Function, Mandate, Record, Record Set, Rule.

Les travaux du groupe devraient être diffusés dans des versions préliminaires, pour appel à commentaires, avant l’été 2016, et leur version définitive publiée à l’occasion du congrès de Séoul en septembre 2016. Le modèle et l’ontologie ont reçu le nom de Records in Contexts.

Il manque par ailleurs aux archivistes, en ce qui concerne la description des fonctions, un modèle technique de référence (schéma XML)23 . Ce schéma sera développé en 2016 par le groupe mis en place tout récemment sous l’égide de la Society of American Archivists (SAA), qui a déjà élaboré les modèles EAD et EAC-CPF24 Une première réunion avait eu lieu en novembre 2013 à Bruxelles, qui avait permis d’énoncer quelques principes et de recenser les initiatives locales (en Italie, en Suède, en Suisse et en France) de développement d’un tel schéma, toutes fondées sur ISDF. Le groupe de travail de la SAA travaillera en relation étroite avec le groupe EGAD – le fait que plusieurs personnes soient membres des deux groupes facilitera les échanges.

Etant moi-même membre de ces deux groupes et responsable de l’ontologie Records in Contexts, je donnerai des nouvelles plus détaillées de ces deux projets prochainement.

  1. Avec l’aimable et précieuse relecture d’Antoine Meissonnier, adjoint au chef du bureau du contrôle et de la collecte des archives publiques du Service interministériel des archives de France. []
  2. Le cadre méthodologique sur l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques est le fruit du travail d’un groupe interministériel réuni à partir de 2011. Il a été publié en juillet 2014. L’objectif assigné était de fournir les éléments d’une évaluation et d’une sélection raisonnées qui manquait au niveau national et n’était pas achevé par le comité sur l’évaluation du Conseil international des archives. []
  3. Programme de la XXXVe CITRA (conférence internationale de la table ronde des archives) réunie à Reyjavick en octobre 2001, Comma. []
  4. François GASNAULT, « La sélection des archives contemporaines », Bulletin des bibliothèques de France, 2000, Paris, t. 45, n° 4, p. 39-42. []
  5. ISAD (G) : Norme générale et internationale de description archivistique – Deuxième édition; ISAAR (CPF) : Norme Internationale sur les notices d’autorité utilisées pour les Archives relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles, 2ème édition; ISDIAH : Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives; ISDF : Norme internationale pour la description des fonctions []
  6. Cadre méthodologique sur l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques, juillet 2014, p. 39-48 []
  7. Barbara REED, « An overview of Theory and Practice », Annual conference 2002, The Australian Society of Archivists Inc., p. 198-211 []
  8. Jean-Yves ROUSSEAU et Carol COUTURE, Les fondements de la discipline archivistique, Presses de l’Université de Québec, 1994, 43-46 []
  9. Terry COOK, « Mind over matter : towards a new theory for archival apraisal », in Barbara L. GRAIG (éd.). The archival imagination : essays in honour of Hugh A. Taylor. Ottawa, Association of Canadian Archivists, 1992, p.50 []
  10. Rosine CLEYET-MICHAUD, L’évaluation et la sélection des archives contemporaines, communication à la commission de sélection des archives définitives du Conseil supérieur des Archives, 25 septembre 2002 []
  11. Par exemple, dans le cas de la fonction « élections », cette évaluation, qui étudie les missions, permet de mettre en avant les différentes institutions qui traitent les documents produits et les conservent afin de définir l’échelon de conservation le plus pertinent entre la commune, la préfecture et l’administration centrale du ministère de l’Intérieur. Cité dans Cadre méthodologique sur l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques, juillet 2014, p. 13 []
  12. « Méthodologie d’évaluation : macro-évaluation et analyse fonctionnelle. Partie A : concepts et théorie. Partie B : lignes directrices pour l’évaluation archivistique des documents gouvernementaux », site internet des Archives nationales du Canada []
  13.  Manuel international sur l’évaluation, 2005. www.ica.org/download.php?id=1951 []
  14. Rosine CLEYET-MICHAUD, « Les effets de la complexité et de l’informatisation des procédures administratives sur l’évaluation : l’exemple de la France », Comma, 2002.1-2, p. 103-108 []
  15. http://www.archivistes.org/Notices-d-autorite-producteurs-1781 []
  16. Même s’il est un peu daté aujourd’hui, on peut notamment lire son article intitulé « Ambient Functions – Abandoned Children to Zoos« , publié en 1995, et « Parallel Provenance (If these are your records, where are your stories?) » publié en 2005. La page <http://www.descriptionguy.com/description.html> donne accès à des versions numériques de ces articles à la fois polémiques et stimulants, et de bien d’autres articles []
  17. Australian Government Recordkeeping Metadata Standard (AGRkMS), dont la version 2 a été publiée en 2008 et est téléchargeable depuis la page <http://www.naa.gov.au/records-management/agency/create-capture-describe/describe/index.aspx>. Ce standard considère la fonction (« business« ) comme une des cinq entités à décrire dans le cas d’une implémentation complète, avec les entités Record, Agent, Mandate, Relationship []
  18. http://recordsearch.naa.gov.au/SearchNRetrieve/Interface/SearchScreens/AdvSearchMain.aspx []
  19. Le thésaurus utilisé, The Australian Governments’ Interactive Functions Thesaurus (AGIFT), est présenté à la page <http://www.naa.gov.au/records-management/publications/agift.aspx>, on peut le consulter en ligne et le télécharger. Il ne s’agit certes pas de description au sens où l’entend ISDF []
  20. On notera cependant qu’ISDF ne concerne que la description des fonctions des collectivités. Le futur modèle conceptuel évoqué ci-après, l’ontologie formelle correspondante et le schéma XML pour les fonctions étendront leur périmètre à tout agent producteur d’archives. Une personne physique peut en effet bien évidemment se voir assigner, ou se donner elle-même, des missions et responsabilités, et mener à bien des activités dans le but de réaliser ces missions. []
  21. Ce sont ces technologies qui ont permis à la BnF de construire le site web http://data.bnf.fr, de rendre les jeux de données produits téléchargeables, et de permettre leur interrogation directe via un SPARQL endpoint (<http://data.bnf.fr/sparql/>). Voir la page « A propos », <http://data.bnf.fr/about> []
  22. Voir <http://www.ica.org/13799/the-experts-group-on-archival-description/about-the-egad.html> []
  23. Un plaidoyer pour la réalisation d’un tel schéma a été publié récemment par Karsten Kühnel, sous le titre « The Role of Functional Provenance between Archival Appraisal and Description — do we need an EAC–F standard? « , sur le site web du projet APEX (voir http://www.apex-project.eu/index.php/en/articles/210-the-role-of-functional-provenance-between-archival-appraisal-and-description-do-we-need-an-eac-f-standard []
  24. Voir le message d’annonce diffusé le 10 août 2015 sur la liste internationale EAD par Katherine Wisser, co-présidente du sous-comité technique sur EAC (Encoded Archival Context) : <http://listserv.loc.gov/cgi-bin/wa?A2=ind1508&L=ead&T=0&P=387> []

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